یکی از مراحل ابتدایی شروع هر کسب و کار و شرکتی چه آن شرکت تجاری باشد (یعنی هدف از برپایی آن کسب درآمد و امور تجاری باشد) چه آن شرکت مدنی و یا حقوقی باشد (یعنی هدف از برپایی آن امور تجاری نباشد) مرحله ثبت شرکت به صورت حقوقی است. لازم است اگر شما از صاحبان کسب و کار هستید و بر روی یک نام یا برند زمان و هزینه خود را صرف میکنید، نام و برند خود را به ثبت برسانید تا این امکان را از افراد سودجو سلب کنید که توانایی سوءاستفاده از نام و برند شرکت شما را نداشته باشند. بهتر است پس از تصمیم به اقدام جهت ثبت شرکت خود با افراد دارای تخصص در این زمینه مشورت نمایید و از تخصص و تجربه این افراد جهت گرفتن مشاوره ثبت شرکت بهره ببرید. استفاده از تخصص و تجربه این افراد مسیر ثبت شرکت را برای شما سریعتر و هموارتر خواهد کرد.
برای شروع لازم است بدانید نامی که برای برند خود برمیگزیند باید از قوانین و ضوابط ثبت شرکت ها پیروی کند تا بتوانید از مزایای ثبت شرکت ها بهره مند شوید. به عنوان مثال این نام باید ریشه فارسی داشته باشد یعنی در فرهنگ لغت دهخدا یا معین وجود داشته باشد، به گونه ای معرف کسب و کار شما باشد و ابهام در آن وجود نداشته باشد، قبل از اقدام شما جهت ثبت توسط شرکت دیگری به ثبت نرسیده باشد و همچنین مخالف شئونات اسلامی و اخلاق نباشد.
با انجام مراحل ثبت شرکت علاوه بر به انحصار درآوردن نام شرکت خود میتوان از مزایای دیگری مانند در راستای قانون قرار گرفتن فعالیت های شرکت، مشخص شدن مسئولیت افراد شرکت در مقابل سایر اشخاص، امکان دریافت و اعطای نمایندگی از سایر برند های معتبر و دولتی، امکان استفاده از وام ها و اعتبارات دولتی، امکان شرکت در مناقصه ها و مزایده ها و همچنین امکان برقراری ارتباط تجاری با کشور های دیگر اشاره کرد.
در قانون تجارت ایران بطورکلی شرکت به هفت نوع مختلف تقسیم میشود. این تقسیم بندی شامل شرکت سهامی عام، شرکت سهامی خاص، شرکت تضامنی، شرکت نسبی، شرکت با مسئولیت محدود، شرکت مختلط سهامی، شرکت مختلط غیر سهامی میشوند. مراحل ثبت هر کدام از این شرکت ها و مدارک مورد نیاز جهت ثبت آن ها با یکدیگر متفاوت است. به همین دلیل لازم است جهت ثبت شرکت خود در سامانه ثبت اسناد و املاک کشور حتماً با متخصصین این حوزه مشورت نمایید.
به عنوان مثال مدارکی که برای ثبت یک شرکت سهامی خاص نیاز است شامل اظهارنامه در دو نسخه، اساسنامه در دو نسخه، صورتجلسه مجمع عمومی مؤسسین در دو نسخه، صورتجلسه هیأت مدیره با امضای مدیران در دو نسخه، کپی و اصل شناسنامه کلیه سهامداران، دریافت مجوز در صورت نیاز از مراجع ذیصلاح، ارائه تقویم نامه کارشناس دادگستری و ارائه سند مالکیت میباشد. در صورتیکه شما قصد اقدام جهت ثبت شرکت سهامی عام را داشته باشید مدارک مورد نیاز شما شامل طرح اعلامیه پذیره نویسی که به امضاء تمامی مؤسسان شرکت رسیده باشد در دو نسخه، اظهار نامه در دو نسخه، اساسنامه در دو نسخه، کپی و اصل شناسنامه کلیه سهامداران، دریافت مجوز در صورت نیاز از مراجع ذیصلاح، دریافت مجوز اولیه از سازمان بورس و اوراق بهادار و تکمیل فرم تأیید نام بر اساس الویت و واریز فیش مربوط به آن میباشد. در همین دو مثال به وضوح مشهود است که مدارک مورد نیاز برای ثبت هر شرکت با شرکت دیگر متفاوت است.
در گام بعدی لازم است پس از جمع آوری و تکمیل تمامی مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت (بسته به نوع شرکت) این مدارک در سامانه رسمی ثبت شرکت ها به نشانی اینترنتی http:sherkat.ssaa.ir بارگزاری شوند. پس از بارگزاری و ارسال مدارک بررسی اولیه انجام میپذیرد، اگر پرونده دارای نقص باشد در سامانه این موضوع به شما ابلاغ میگردد در اینصورت نقص گفته شده باید رفع گردد و در صورت نداشتن نقص تأییدیه اولیه انجام میشود. در مرحله بعد لازم است تمامی اسناد و مدارک جمع آوری شده به آدرس اعلام شده در سامانه به صورت پستی ارسال شوند. اگر تمامی مراحل گفته شده به صورت صحیح انجام شوند مسئول اداره ثبت دستور ثبت شرکت در دفاتر ثبت شرکت را صادر مینماید. ثبت شرکت در این دفاتر به منزله ثبت شرکت در دفترخانه های رسمی نیز هست زیرا به موجب ماده 5 اصلاح آیین نامه ثبت شرکت ها این دو دارای اعتبار یکسانی نزد قانون در این زمینه میباشند.